Arbeitssicherheit & Brandschutz Göb GmbH, geleitet von Patrick Göb, bietet zuverlässige Sicherheitsdienstleistungen aus Ebelsbach in Bayern. Mit einem engagierten Team von vier Mitarbeitern ist Patrick unter anderem für den Brandschutz im Bamberger Dom und die Rhön Klinikum AG in Bad Kissingen verantwortlich. Er betreut diverse Kliniken und steht vor der Herausforderung, Personalbefragungen effizient und zuverlässig durchzuführen. Bisher erfolgten diese Befragungen in einem umständlichen, manuellen Prozess, der viel Zeit und Mühe kostete. Jetzt wurde dieser Prozess komplett digitalisiert und die Auswertung automatisiert.
„Die Jungs von GoDigital24 haben für uns eine Personalbefragungs-App entwickelt, die unseren alten, umständlichen Prozess inklusive Papierkram komplett ersetzt. Früher war das eine elendige, zeitaufwändige Arbeit – jetzt läuft alles digital und die Auswertung ist automatisiert. Das spart uns mindestens 90% der Zeit und damit auch der Kosten gegenüber unserem ursprünglichen Prozess.
GoDigital24 hält, was sie versprechen. Keine überflüssigen Spielereien, einfach, praktisch und benutzerfreundlich. Meine Mitarbeiter und ich finden die App intuitiv und leicht zu bedienen. Der Service war top, die Kommunikation unkompliziert und schnell. Auch wenn man mal keine Ahnung von Technik hat, erklären die alles verständlich.[…]“
Patrick und sein Team standen vor einem enormen Aufwand bei der Durchführung der Personalbefragungen. Patrick schickte die Fragebögen per E-Mail an die Abteilungsleitungen der Kliniken. Diese druckten die Fragebögen aus und verteilten sie an die Mitarbeiter, die sie innerhalb eines Monats ausfüllen und anonym abgeben sollten. Danach begann der zeitaufwendige Prozess der manuellen Eingabe der Antworten in die Auswertungssoftware. Bei etwa 30 Mitarbeitern pro Abteilung nahm dieser Prozess mindestens eine Stunde pro Abteilung in Anspruch. Angesichts des ohnehin hohen Arbeitsaufwands des Klinikpersonals suchte Patrick nach einer effizienteren Lösung, um sowohl sich als auch den Klinikmitarbeitern diese zusätzliche Belastung zu ersparen.
Das Ziel war klar: Der Prozess der Mitarbeiterbefragungen sollte digitalisiert und automatisiert werden. Dadurch sollte nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Genauigkeit und Nutzerfreundlichkeit erhöht werden. Patrick wandte sich an uns, um gemeinsam ein Konzept zu entwickeln, das den gesamten Befragungsprozess von der Erstellung der Fragebögen bis zur Auswertung vollständig digitalisiert.
Nach einer gründlichen Analyse des bisherigen Prozesses entwickelten wir eine maßgeschneiderte Personalbefragungssoftware als Web-App.
Die Lösung umfasste folgende Funktionen:
Anlage der Klinik und der Abteilungen: Patrick kann einzelne Empfängergruppen und Abteilungen anlegen und verwalten.
Freischaltung der Fragebögen: Fragebögen können für jede Empfängergruppe freigeschaltet und gesperrt werden. Links und QR-Codes zur Befragung werden automatisch generiert.
Template für Fragebögen: Ein einheitliches Template sorgt für konsistente Fragebögen, die einfach angepasst werden können.
Automatische Auswertung: Mit nur einem Klick kann die Auswertung gestartet werden. Es können spezifische Empfängergruppen und Abteilungen in die Analyse einbezogen werden.
Benutzeroberfläche: Eine sichere Anmeldung mit Multi-Faktor-Authentifizierung und eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglichen eine einfache Verwaltung der Empfängergruppen und Auswertungen.
Diagramme und Berichte: Die Antworten werden in übersichtlichen Diagrammen dargestellt, darunter ein Spinnendiagramm für die Gesamtauswertung, das die Belastungskategorien visualisiert.
Dank der neuen Software spart Patrick mindestens 90% der bisherigen Arbeitszeit ein. Statt stundenlanger manueller Eingaben erledigt die Software die Arbeit in Sekunden. Die Fragebögen sind komplett responsiv und können auf jedem Endgerät ausgefüllt werden. Nach Ablauf der Befragungszeit kann Patrick die Fragebögen mit einem Klick sperren und die Auswertung sofort starten.
Ein weiterer Vorteil ist die hohe Genauigkeit der automatisierten Auswertung, die menschliche Fehler minimiert und konsistente Ergebnisse liefert. Durch die deutliche Zeitersparnis und die verbesserte Datenqualität kann sich Patrick nun besser auf die Arbeitssicherheit in den Kliniken konzentrieren. Mit den exakten Daten kann er bessere Maßnahmen treffen und deren Wirksamkeit durch erneute Personalbefragungen überprüfen.
Das Projekt für Arbeitssicherheit & Brandschutz Göb GmbH war ein voller Erfolg und zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung und Automatisierung zu hohen Effizienzsteigerungen führen können. Mit unserer maßgeschneiderten Personalbefragungssoftware haben wir einen ehemals zeitaufwendigen und fehleranfälligen Prozess in eine benutzerfreundliche und zeitsparende Lösung verwandelt. Patrick profitiert nun von einer schnellen und genauen Auswertung der Mitarbeiterbefragungen, die ihm und den Kliniken wertvolle Einblicke und eine enorme Arbeitserleichterung bieten.
Die Kliniken planen, diese Software in Zukunft auch für andere Befragungen zu nutzen. Dazu müssen nur die Fragen in das Fragebogentemplate importiert werden. Die nächste geplante Erweiterung, ein Excel-Export, wird noch mehr Flexibilität bei der Datenanalyse ermöglichen und den Nutzen der Software weiter steigern.
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